Como evitar fraudes em despesas com viagens corporativas

Gastos fora do controle e erros nos relatórios de despesas com viagens: se essa é a realidade em sua empresa, este artigo foi feito para você.

Gastos fora do controle, orçamento que estoura, erros nos relatórios de despesas com viagens… Se essa ainda é uma realidade em sua empresa, este artigo foi feito para você.

gestão de viagens corporativas é um setor que não para – quanto maior a movimentação da equipe de vendas externas, melhores os resultados para a companhia. No entanto, essa área pode representar a terceira maior despesa da corporação, segundo Viviânne Gevaerd Martins e Eduardo Murad Jr., autores do livro Viagens Corporativas. 

“Logo, gestor do time de campo deve buscar soluções para reduzir gastos e evitar fraudes, conquistando o controle orçamentário.”

 

Quando as fraudes, ou incoerências no fechamento dos relatórios de despesas com viagens, integram a rotina, é preciso se perguntar o porquê. Estas questões ajudarão a encontrar os possíveis motivos: 

A Política de Viagens Corporativas está clara para os colaboradores? 

Quando a Política de Viagens Corporativas tem pontos em aberto, fica difícil exigi-la do time de campo. Estabelecer claramente as regras corporativas e informá-las aos envolvidos é um grande passo rumo à observância do compliance – eis a primeira forma de o gestor de equipe de vendas externas conseguir evitar fraudes.  

Como é a elaboração dos relatórios de despesas com viagens na sua empresa? 

Se esse documento é preenchido à mão, essa não é uma boa notícia. Segundo o diretor executivo do Grupo Viceri, Marcel Fernando Pratte, o processo manual é um dos principais impulsionadores de irregularidades por ser um sistema com pouco controle. 

“Automatizar o processo dos relatórios de despesas com viagens é a ação certeira para evitar fraudes.”  

 

O Portal RDV é um software de controle de gastos com viagens que torna a confecção do relatório um processo fluido, sem atrasos e retrabalho. Graças à automatizaçãoobtém-se alta precisão. 

Além disso, é possível parametrizar as regras corporativas nessa ferramenta, como ressalta Ednei Betti, analista de sistema do Grupo Viceri, no e-book Manual Completo do Processo de Implementação do Portal RDV 

Os colaboradores preenchem o relatório de gastos com viagens só quando retornam à companhia? 

Recibos que se perdem, papelada que se acumula, tempo desperdiçado e relatórios sempre atrasados. O Portal RDV – que é um aplicativo mobile – também combate esses problemas: basta fotografar o recibo e salvar no sistema, que ainda registra os gastos com o cartão de crédito corporativo em tempo real. Essas informações já ficam disponíveis na ferramenta, que produz automaticamente o relatório de despesas com viagens. 

Se automatizar é preciso, como fazer com o sistema ERP? 

O Portal RDV foi desenvolvido para se integrar ao ERP já utilizado pela companhia. Com a aplicação da Política de Viagens Corporativas, essas informações somadas aos dados inseridos na ferramenta para a elaboração do relatório de gastos geram métricas analisadas pelo Portal RDV, que rapidamente aponta se há ou não irregularidades. 

Como os resultados aparecem na prática 

Segundo Aline Gellacic Pinto – coordenadora de serviços a vendas da Apsen, companhia do ramo farmacêutico que utiliza o Portal RDV –, assim que os dados são gerados pelo aplicativo, é feita uma checagem para o controle do compliance 

“Com essa análise, é possível identificar valores distorcidos, erros em comprovantes fiscais emitidos ao fornecedor e documentos em desacordo com a política corporativaentre outros fatores.” 

 

Ao reconhecer essas falhas, reduz-se drasticamente a probabilidade de erros 

Outra medida adotada para evitar fraudes é o treinamento via e-learning, atividade complementar que promove a máxima performance do software de gestão de viagens corporativas.  

Conheça mais vantagens do Portal RDV, a melhor solução para o controle de gastos com viagens. 

Referências Bibliográficas 

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