Gestão de custos externos: a minha empresa está fazendo direito?

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Todo setor de uma empresa carrega grandes desafios, mas quando se trata de realizar a gestão de custos externos dos funcionários, a função ganha graus a mais no quesito responsabilidade. Isso porque os gastos da equipe estão diretamente relacionados à capacidade de gerar lucro da corporação. 

Por isso, é essencial que você olhe de um jeito crítico para a forma que o setor financeiro realiza a gestão de custos externos das equipes. Prestar atenção nesse detalhe pode fazer a diferença na hora de alcançar metas de lucrosreduzir despesas extrasotimizar orçamentos e até mesmo realizar investimentos em crescimento. 

Confira na lista abaixo quais podem ser os maiores erros na gestão de custos externos que a sua empresa está cometendo atualmente. Listamos os problemas mais frequentes para que eles não gerem outros ainda maiores:

1. Regras de gastos externos não estipulados 

Essa é a parte mais crucial para quem busca ter um controle maior da gestão de custos de uma empresa. É preciso estipular o quanto antes regras claras de gastos externos entre toda a sua equipe. Além disso, após documentar as regras, faça com que elas sejam de conhecimento de todos os colaboradores.  

2. Falta de estímulo ao reporte ético de custos 

Quando o assunto é controle financeiro, a palavra-chave que deve conduzir cada ação deve ser “ética”. Portanto, se a sua empresa não estimula o Compliance entre seus funcionários, ela está fazendo isso errado. Além disso, os princípios devem valer do outro lado da sala. O Compliance também depende da capacidade da equipe da área financeira de imputar todas as informações em processos claros de controle, para que as declarações possam ser feitas de forma mais alinhada à gestão de custos. 

3. Os processos de controles não estão organizados 

Não adianta só falar. A sua empresa realmente tem os processos de análise de custos externos bem organizados e padronizados? Se a resposta foi não, é preciso que ela comece a investir nisso o quanto antes. Afinal, a organização anda lado a lado com os resultados. Esse é um dos erros que mais devem ser evitados. Afinal, é aqui que você consegue medir se está próximo dos objetivos financeiros, se está encontrando gargalos ou se está tendo bom desempenho. Tenha sempre a mão relatórios claros e eficazes, assim como dados concretos. Tudo organizado em um ambiente prático. 

4. Não utiliza uma solução tecnológica e facilitadora 

Você ainda não conta com uma ferramenta tecnológica para ser sua aliada no controle de gastos externos? Hoje em dia, é possível condensar em um só lugar o reporte dos funcionários e as análises do setor financeiro. Desse modo, o tempo preenchendo planilhas é otimizado, e você não precisa mais se preocupar com a guarda de recibos. Ou seja, fica bom para os dois lados: para quem precisa do reembolso, que irá passa a trabalhar com mais segurança, e para quem lida com a papelada, principalmente devido ao aumento da confiabilidade dos resultados apresentados. 

Se identificou com algum desses tópicos? Nós temos algumas dicas para você! Com elas, o reporte de custos e a geração de relatórios de demanda ficarão mais controlados e cada vez mais alinhados com as expectativas financeiras da sua empresa. Confira aqui! 

Mas, se você ainda estiver pecando em tornar este processo mais ágil, não hesite em buscar uma solução tecnológica. 

Portal RDV oferece uma solução única onde funcionários podem registrar custos e gestores podem analisar todos os dados imputados. A ferramenta se integra ao ERP da sua empresa, além de ser 100% online e segura, em termos de Compliance. 

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