Controle de gastos com viagens corporativas? Sim, é possível!

Viajar é preciso para a expansão dos negócios, mas como garantir que a política de controle de gastos da empresa seja cumprida?

As corporações nacionais mergulharam de vez no business travel – é o que atesta o relatório ICCA Statistics Report 2014, produzido pela Associação Internacional de Congressos e Convenções (ICCA): 127.023 participantes brasileiros compareceram aos eventos corporativos promovidos em 2014 em todo o globo, colocando o país no 12º lugar na lista.

Como se vê, a gestão de viagens corporativas se torna atividade vital nas empresas. Afinal, em tempos de crise, já não basta controlar os gastos com viagens — melhor ainda é reduzi-los. Mas como fazer isso? Pense em um grande quebra-cabeça chamado viagens corporativas: bem no centro dele está o controle de gastos. Sem essa pecinha, o cenário fica defeituoso. Então, primeiramente, é preciso ter um olhar macro do business travel dentro da companhia.

Que despesas a empresa cobre? Opta por classe econômica ou executiva ao comprar a passagem aérea? O recibo do cartão de crédito só com o valor pago serve como comprovante? Inúmeras dúvidas rondam o assunto — e será que todos os colaboradores estão cientes das respostas?

Conquiste o efetivo controle de gastos com viagens criando a política de viagens corporativas

Esse manual deve ser claro, conciso, de fácil interpretação e, acima de tudo, não deixar margem para dúvidas. Ele precisa apresentar as regras a serem praticadas por todos os viajantes da organização. Monte esse guia – ou reavalie o vigente – atentando aos seguintes tópicos:

Defina as diretrizes de cada etapa do fluxo
Descreva como se faze a solicitação da viagem, a emissão de passagens aéreas, a reserva em hotéis etc. Explique como funciona a política de adiantamentos, prestação de contas e reembolso.

Determine as despesas cobertas pela corporação
Telefonemas, internet no celular, bebidas do frigobar… Que produtos e serviços a empresa custeia? Especifique ao máximo, pois dessa forma fica mais fácil evitar fraudes (o famoso “eu não sabia”), bem como identificá-las quando acontecem.

Descreva as formas de comprovação dos gastos
Notas fiscais, recibos, faturas… O que vale para comprovar o gasto? Cuidado, pois aqui pode residir outra lacuna para fraudes: a fatura do cartão de crédito, por exemplo, não detalha cada custo, podendo disfarçar gastos não cobertos pela companhia, como bebidas alcoólicas em restaurantes, por exemplo.

Não se esqueça do viajante
A segurança e o bem-estar do colaborador são premissas básicas. Afinal, programas cansativos, com pouco tempo de descanso, afetarão a performance do profissional, colocando em risco, inclusive, os objetivos da viagem.

Com a Política de Viagens Corporativas bem alinhada, é hora de implementá-la. Uma ferramenta essencial para obter sucesso nessa empreitada (isso é, manter o controle de gastos com viagens e até mesmo reduzi-los) é contar com a tecnologia. Quer um exemplo? Automatize os relatórios de despesas com viagens por meio do Portal RDV, um software que controla, classifica e integra gastos, adiantamentos e reembolsos em tempo real.

Por fim, a comunicação ativa com todos os envolvidos (uma das regras de ouro na gestão da equipe de vendas externas, como explicamos neste post ) garante o resultado. Além disso, busque sempre mensurar a efetividade dos procedimentos adotados, realizando pesquisas de satisfação e solicitando feedback, e fazer reavaliações com frequência.

Referências Bibliográficas  

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